Jak zmienić nazwy folderów Outlook z domyślnych lub z innego języka na nasz ( resetfoldernames )

Dlaczego nazwy folderów są w innym języku?

Domyślne foldery poczty (takie jak Skrzynka odbiorcza, Wysłane, Kosz itp.) otrzymują nazwę w języku, który jest ustawiony w programie Outlook przy pierwszym otwarciu skrzynki. Oznacza to, że jeśli np. po raz pierwszy skonfigurowano skrzynkę w anglojęzycznej wersji Outlooka, to foldery przyjmą angielskie nazwy (“Inbox”, “Sent Items” itd.) i zachowają je, nawet jeśli później zmienimy język aplikacji. Sama zmiana języka interfejsu nie zmienia istniejących nazw folderów – trzeba je zresetować lub zmienić ręcznie. Dobra wiadomość: zawartość folderów pozostaje bezpieczna, zmienia się tylko nazwa wyświetlana folderu. Poniżej opisujemy kilka metod, jak dostosować te nazwy do preferowanego języka.

Metoda 1: Automatyczny reset nazw folderów w Outlook (Windows)

Najprostszym sposobem jest skorzystanie z wbudowanej funkcji Outlooka, która resetuje nazwy domyślnych folderów do języka aktualnie używanej aplikacji. Wykonaj następujące kroki:

1. Zamknij Outlooka, jeśli jest uruchomiony.
2. Ustaw język interfejsu Outlook na docelowy (np. polski) – opcja Plik > Opcje > Język.
3. Uruchom polecenie resetujące: Naciśnij Win + R, wpisz: outlook.exe /resetfoldernames …i zatwierdź Enterem. (Alternatywnie możesz to wykonać z wiersza poleceń).
4. Outlook uruchomi się ponownie, a nazwy wbudowanych folderów (Inbox, Sent, Trash etc.) powinny automatycznie zmienić się na odpowiadające językowi aplikacji (np. Skrzynka odbiorcza, Elementy wysłane, Kosz)

Uwaga: Jeśli brakuje Ci jakiegoś domyślnego folderu albo po migracjach pojawiły się duplikaty, pomocne może być uruchomienie najpierw outlook.exe /resetfolders (przywraca brakujące foldery systemowe), a następnie ponownie outlook.exe /resetfoldernames. Zapewni to odtworzenie struktury folderów i ujednolicenie ich nazw.

Metoda 2: Zmiana nazw folderów przez Outlook Web App (OWA)

Drugim sposobem – niewymagającym instalowania czegokolwiek na komputerze – jest użycie webowej wersji Outlooka (Outlook on the Web). Pozwala ona zmienić język skrzynki i automatycznie dostosować nazwy folderów domyślnych. Ta metoda sprawdza się na każdym systemie (Windows, macOS, Linux) i dla każdej skrzynki, do której masz dostęp przez przeglądarkę. Postępuj według kroków:

1. Zamknij klasycznego Outlooka, aby nie był w konflikcie.
2. Zaloguj się do Outlook Web App (OWA) poprzez przeglądarkę, wchodząc na adres swojej poczty (np. outlook.office.com lub firmowy link do OWA) i podając dane logowania.
3. Kliknij Ustawienia (ikona koła zębatego w prawym górnym rogu), a następnie wybierz „Wyświetl wszystkie ustawienia Outlook”.
4. Przejdź do sekcji Ogólne > Język i strefa czasowa.
5. Z listy Język wybierz żądany język (np. polski).
6. Zaznacz opcję: „Zmień nazwy folderów domyślnych tak, aby odpowiadały określonemu językowi”
7. Kliknij Zapisz i wyloguj się z OWA (zamknij kartę lub przeglądarkę).
8. Otwórz ponownie Outlook (aplikację lub odśwież OWA). Foldery domyślne skrzynki powinny już wyświetlać się w wybranym języku. Jeśli od razu nie widać zmian, może być konieczne ponowne uruchomienie Outlooka lub odczekanie chwilę na synchronizację zmian.

Wskazówka: Jeśli OWA nie pozwala zaznaczyć powyższej opcji (np. język był już ustawiony), zmień tymczasowo język na inny, zapisz, a następnie wróć do żądanego języka i ponownie zaznacz opcję zmiany nazw folderów

Metoda 3: Ręczna zmiana nazw za pomocą MFCMAPI

Jeżeli potrzebujesz niestandardowych nazw folderów lub powyższe metody nie spełniają Twoich oczekiwań, możesz ręcznie zmienić nazwy dowolnych folderów (w tym domyślnych) za pomocą darmowego narzędzia MFCMAPI. Jest to zaawansowany program do niskopoziomowego zarządzania skrzynką Outlook/Exchange, który pozwala m.in. edytować nazwy folderów niezależnie od ustawień językowych Outlooka

Uwaga: Metoda zalecana dla bardziej zaawansowanych użytkowników. Ostrożnie zmieniaj tylko nazwy folderów – nie usuwaj ani nie modyfikuj innych elementów, aby nie uszkodzić skrzynki.

Kroki, aby zmienić nazwy folderów w MFCMAPI:

1. Pobierz narzędzie MFCMAPI (odpowiednią wersję bitową zgodną z Twoją instalacją Office – 32 lub 64-bit). Możesz skorzystać z oficjalnej strony projektu na GitHub lub pobrać bezpośrednio przygotowaną paczkę: MFCMAPI.x64 21.0.21127.03. -> pobierz tu :
2. Rozpakuj i uruchom program MFCMapi.exe. Nie wymaga instalacji.
3. W menu głównym wybierz Session > Logon… – pojawi się okno profili. Wskaż swój profil Outlook (zazwyczaj będzie już zaznaczony) i kliknij OK.
4. Dwukrotnie kliknij na nazwę swojej skrzynki pocztowej na liście, aby ją otworzyć.
5. W strukturze folderów odszukaj „Root – Mailbox” (Root – Skrzynka pocztowa) i rozwiń tę gałąź, następnie rozwiń folder IPM_SUBTREE – w nim widoczne są wszystkie główne foldery pocztowe.
6. Aby zmienić nazwę folderu, kliknij raz (podświetl) wybrany folder, po czym kliknij na jego nazwę drugi raz i przytrzymaj (nie za szybko, podobnie jak zmieniamy nazwy plików w Explorerze). Nazwa powinna stać się edytowalna. Wpisz nową nazwę i naciśnij Enter. Powtórz dla innych folderów, które chcesz zmodyfikować.
7. Zamknij okna MFCMAPI i zakończ program, a następnie uruchom ponownie Outlook. Zmiany nazw powinny zostać zachowane.

Ta metoda pozwala na dowolne tłumaczenie lub zmianę nazw (np. można zmienić “Archive” na “Archiwum” itp.), niezależnie od tego, jaki język uważa Outlook za domyślny. Pamiętaj jednak, że przy ponownej konfiguracji skrzynki na innym urządzeniu lub po zmianie języka systemowego, Outlook może ponownie utworzyć foldery w języku zgodnym z ustawieniami skrzynki/serwera.

Porady dla administratorów (M365/Exchange)

Jeśli zarządzasz środowiskiem pocztowym, możesz wymusić ustawienie języka i lokalizacji skrzynki użytkownika bezpośrednio na serwerze Exchange (lokalnym lub Online). Służy do tego polecenie PowerShell Set-MailboxRegionalConfiguration. Pozwala ono ustawić język, strefę czasową oraz formaty dat dla skrzynki, a dodatkowo opcja -LocalizeDefaultFolderName $true spowoduje zmianę nazw domyślnych folderów na odpowiednie dla wybranego języka. Przykład dla skrzynki użytkownika na Exchange Online (Microsoft 365):

Set-MailboxRegionalConfiguration -Identity [email protected] -Language pl-PL -DateFormat "dd.MM.yyyy" -TimeFormat "HH:mm" -LocalizeDefaultFolderName $true

Powyższe polecenie ustawi język polski dla skrzynki [email protected], od razu zmieniając nazwy domyślnych folderów na język polski. Użytkownik nie musi nic robić – zmiany zwykle są widoczne natychmiast (ewentualnie po ponownym uruchomieniu Outlooka)

Jak uniknąć duplikatów folderów? Jeśli zdarzyło się, że Outlook wyświetla podwójne foldery (jedne po polsku, drugie po angielsku lub innym języku), najczęściej przyczyną jest niezgodność języka ustawionego na skrzynce pocztowej z językiem klienta Outlook. W takiej sytuacji:

• Ustaw właściwy język skrzynki za pomocą jednej z metod powyżej – najlepiej przez OWA (Metoda 2) dla konkretnego użytkownika lub PowerShell dla wielu skrzynek naraz.
• Następnie użyj polecenia /resetfoldernames w Outlooku (Metoda 1) na komputerze użytkownika, aby zresetować nazwy folderów zgodnie z nowo ustawionym językiem

Po takiej operacji niepotrzebne duplikaty (np. Inbox obok Skrzynka odbiorcza) znikną – Outlook będzie używał wyłącznie folderów we właściwym, jednolitym języku. Dzięki temu użytkownicy nie będą zdezorientowani mieszanymi nazwami, a administracja skrzynką stanie się prostsza.