Jak uzyskać dostęp do KSeF 2.0 i pobrać faktury? Instrukcja krok po kroku

Dodano dnia przez Dawid Sobieraj

Lead (krótki wstęp)

Od 1 lutego 2026 działa produkcyjnie KSeF 2.0 – i nawet jeśli obowiązek wystawiania e-faktur wchodzi etapami, to odbieranie faktur z KSeF dotyczy wszystkich firm, bo kontrahent może wystawić dokument i “dostarczyć” go wyłącznie przez system.
W tym poradniku pokazuję, jak w praktyce zalogować się i pobrać fakturę w kilku minutach.

Co się zmieniło od 1 lutego 2026 (krótko i konkretnie)

  • KSeF 2.0 został uruchomiony 1.02.2026 i działa jako docelowy system.
  • W komunikatach podkreślono też, że w 2026 r. nie ma kar za błędne stosowanie KSeF (to ważne, jeśli dopiero wdrażasz procesy).
  • Harmonogram obowiązku wystawiania jest etapowy (m.in. próg “dużych” podatników), ale niezależnie od tego — warto umieć odebrać fakturę już teraz.

Jakie masz 3 bezpłatne sposoby na odbieranie faktur z KSeF

Ministerstwo Finansów udostępnia narzędzia, z których możesz korzystać bezpłatnie:

  1. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (www) – przez przeglądarkę na portalu KSeF
  2. Aplikacja Mobilna KSeF – na telefon (od 1 lutego 2026)
  3. e-mikrofirma – dostępna przez e-Urząd Skarbowy

W tym artykule pokazuję wariant najprostszy i najczęstszy: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w przeglądarce.

Instrukcja ze screenami: logowanie i pobieranie faktury w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Wskazówka do publikacji: wstaw screeny dokładnie w miejscach oznaczonych jako [SCREEN X]. Dodałem też propozycje podpisów i altów.

Krok 1. Wejdź na stronę KSeF i wybierz logowanie

Wejdź na oficjalny portal: ksef.podatki.gov.pl i przejdź do logowania / Aplikacji Podatnika.

[SCREEN 1] Strona startowa KSeF / kafel “Zaloguj się”

  • Podpis: „Start portalu KSeF 2.0 – wejście do logowania”
  • ALT: „Strona ksef.podatki.gov.pl z przyciskiem logowania do KSeF”

Krok 2. Wybierz metodę uwierzytelnienia

Na ekranie logowania wybierzesz metodę wejścia, np.:

  • Profil Zaufany,
  • podpis kwalifikowany,
  • inne metody dostępne w systemie (zależnie od Twojej sytuacji).

Najczęściej wybierany jest Profil Zaufany.

[SCREEN 2] Ekran wyboru metody logowania

  • Podpis: „Wybór metody uwierzytelnienia (np. Profil Zaufany)”
  • ALT: „Ekran logowania KSeF – lista metod uwierzytelnienia”

Krok 3. Zaloguj się przez Profil Zaufany i potwierdź dane firmy

Po wybraniu logowania Profilem Zaufanym system poprosi o potwierdzenie (zależnie od ścieżki) i zwykle o wskazanie firmy, np. poprzez NIP.

[SCREEN 3] Logowanie Profilem Zaufanym / wskazanie NIP

  • Podpis: „Logowanie i wybór firmy po NIP”
  • ALT: „Pole NIP i ekran potwierdzenia logowania”

Krok 4. Wejdź w zakładkę „Faktury”

Po poprawnym zalogowaniu przejdź do modułu faktur (najczęściej w menu po lewej). Tam zobaczysz:

  • faktury otrzymane,
  • faktury wystawione,
  • opcje wyszukiwania / filtrowania.

[SCREEN 4] Widok po zalogowaniu – menu i zakładka „Faktury”

  • Podpis: „Panel KSeF: przejście do listy faktur”
  • ALT: „Panel Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 z menu po lewej stronie”

Krok 5. Wyszukaj fakturę (filtry)

Najwygodniej od razu użyć filtrów:

  • zakres dat (np. ostatnie 7/30 dni),
  • NIP sprzedawcy,
  • numer faktury / identyfikator,
  • statusy, typ dokumentu.

[SCREEN 5] Filtry wyszukiwania faktur

  • Podpis: „Filtry – zawęź listę do konkretnego sprzedawcy i dat”
  • ALT: „Sekcja filtrów listy faktur w KSeF”

Krok 6. Otwórz szczegóły i pobierz fakturę (PDF lub XML)

Po kliknięciu w pozycję z listy przejdziesz do szczegółów. W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 dostępne są m.in. opcje wyszukania i pobrania dokumentów w formatach XML lub PDF.

[SCREEN 6] Szczegóły faktury + przycisk pobierania (PDF/XML)

  • Podpis: „Pobranie faktury w PDF (do podglądu) lub XML (do systemu księgowego)”
  • ALT: „Szczegóły faktury w KSeF z opcją pobrania pliku”

Krok 7. Co jeśli lista faktur jest pusta?

Najczęstsze powody:

  1. Nikt jeszcze nie wystawił Ci faktury w KSeF (część firm nadal wysyła “stare” PDF-y).
  2. Filtry są zbyt wąskie (np. zły zakres dat).
  3. Logujesz się na inny podmiot (np. pomyłka w NIP / wybór firmy).

Szybki test: ustaw filtr na szeroki zakres (np. 90 dni) i usuń pozostałe kryteria.

Krok 8. Dostęp anonimowy do faktury — kiedy ma sens?

Na ekranie logowania może występować opcja anonimowego dostępu do faktury, ale zwykle wymaga to posiadania konkretnego identyfikatora faktury (np. numeru KSeF / danych do jednoznacznego wskazania dokumentu). To przydaje się np. gdy kontrahent poda Ci identyfikator i chcesz szybko pobrać dokument bez pełnego “przeklikiwania”.

[SCREEN 7] Opcja „anonimowy dostęp do faktury”

  • Podpis: „Anonimowy dostęp – gdy masz identyfikator faktury”
  • ALT: „Ekran logowania z opcją anonimizowanego dostępu”

Najczęstsze problemy i szybkie rozwiązania

Problem 1: „Nie mogę się zalogować”

  • Sprawdź, czy działa Profil Zaufany / podpis kwalifikowany.
  • Spróbuj ponownie w innej przeglądarce lub w trybie prywatnym.

Problem 2: „Nie widzę faktur od kontrahenta”

  • Poproś kontrahenta o potwierdzenie, że dokument został wystawiony w KSeF (a nie “tradycyjnie”).
  • Poszerz zakres dat i usuń filtry.

Problem 3: „Kto w firmie ma dostęp?”

W przypadku JDG zwykle logujesz się jako właściciel. W spółkach i większych organizacjach kluczowe są uprawnienia i zarządzanie dostępem w KSeF (to temat na osobny poradnik / wdrożenie). Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 ma moduły do zarządzania uprawnieniami.

Podsumowanie

Jeśli chcesz tylko odebrać fakturę z KSeF, najprostsza ścieżka to:
ksef.podatki.gov.pl → logowanie (np. Profil Zaufany) → Faktury → wyszukaj → pobierz PDF/XML.

Połączenie PFX z CRT i KEY:

C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin>openssl pkcs12 -export -out pliknazwa.pfx -inkey plik-OFFLINE.key -in plik-OFFLINE.crt

Dodaj komentarz